Zgodnie z przewidywaniami, dnia 1 września 2019 roku wprowadzono nowe narzędzie weryfikacji podmiotów gospodarczych – tak zwaną białą listę podatników VAT. Ustawodawca wprowadził określone sankcje w przypadku braku weryfikacji rachunku bankowego kontrahenta już od 1 stycznia 2020 – od braku możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu, aż do solidarnej odpowiedzialności za zaległości podatkowe wraz z kontrahentem za należny podatek od transakcji. Obecny czas to dobre 3 miesiące na wprowadzenie w swojej firmie nowych procedur weryfikacyjnych – jak to zrobić?
Sprawdzaj każdego nowego kontrahenta
Dobrą praktyką jest weryfikacja, czy podawane przez naszych kontrahentów dane są prawidłowe. W tej kwestii, przy podpisaniu umowy (na przykład umowy współpracy) jako załącznik często dołącza się wydruk z odpowiedniego rejestru na przykład Krajowego Rejestru Sądowego czy Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej. Dobrą praktyką będzie więc już na etapie podpisywania kontraktu sprawdzanie, czy nas partner biznesowy jest też czynnym podatnikiem VAT. Funkcjonalności większości wyszukiwarek umożliwiają zapoznanie się z indywidualnym numerem zapytania – Identyfikator zapytania. Taki plik lub zrzut można wydrukować.
W dniu zapłaty sprawdź numer rachunku bankowego
Drugim ważnym dla podatników momentem, jest dzień zapłaty z faktury. Warto wprowadzić w swoim przedsiębiorstwie zasadę, że przy każdej płatności, której wartość przekracza 15 000 zł (nie ważna jest liczba transakcji, w przypadku podzielonej na części płatności kwota nie ulega zmniejszeniu na poszczególne części), weryfikowany będzie odpowiedni numer rachunku bankowego kontrahenta. W przypadku stwierdzenia błędów w podanym na fakturze rachunku bankowym, warto zwrócić się najpierw bezpośrednio do kontrahenta z prośbą o wyjaśnienie sytuacji. Procedura powinna zakładać analizę i weryfikację tego samego dnia, ponieważ dane podatników są aktualizowane właśnie raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Dlatego teoretycznie informacje z wczoraj, mogą być nieaktualne dzisiaj lub jutro. Wielu usługodawców już teraz dopasowało swoje programy do księgowości, PITów, e-deklaracji czy plików JPK. Dzięki temu istnieje możliwość sprawdzenia kontrahenta w programie, w którym podatnicy pracują na co dzień.
Weryfikuj swoje dane na bieżąco
Poza danymi kontrahentów, warto również zadbać o to, aby wykaz białej listy podatników VAT zawierał również wszelkie aktualne i ważne informacje oraz dane o naszym przedsiębiorstwie. Dlatego już teraz należy, po pierwsze – sprawdzić czy biała lista zawiera prawidłowe dane w tym numer rachunku bankowego (konto bankowe) naszej firmy. W przypadku przedsiębiorców posługujących się kilkoma rachunkami bankowymi, z założenia wszystkie powinny zostać odpowiednio zgłoszone. Dodatkowe sprawdzenie czy biała lista podatników VAT zawiera prawidłowe informacje, warto przeprowadzać po każdym dodaniu / zmianie informacji, czy danych w odpowiednich organach czy rejestrach. Ponadto, rekomendowanym jest wprowadzenie cyklicznego zadania, w postaci weryfikacji danych swojego podmiotu – na przykład: raz na miesiąc.
Materiał partnera zewnętrznego
